Ferramenta assume tarefas financeiras operacionais nas companhias

Um estudo global da Asana, plataforma de gestão de trabalho, mostrou que cerca de 60% do expediente de profissionais do conhecimento é dedicado a demandas de apoio, como comunicação, acompanhamento e organização — o chamado work about work.

É justamente sobre essa parcela mais recorrente da rotina que a automação vem ganhando espaço. No BTG Pactual Empresas, a funcionalidade Tarefas Automatizadas permite programar funções financeiras para que sejam executadas automaticamente.

A busca por eficiência também aparece entre executivos da área financeira. Em uma pesquisa da Deloitte com CFOs brasileiros, 80% apontam tarefas rotineiras e repetitivas como uma das principais aplicações atuais ou futuras da inteligência artificial no setor, indicando espaço para tecnologias que assumam parte da execução cotidiana e liberem as equipes para atividades de maior valor.

Menos trabalho operacional

Integrada à conta pessoa jurídica (PJ), a funcionalidade permite programar, uma única vez, atividades recorrentes para que sejam executadas automaticamente. São mais de 50 opções, selecionadas pelo cliente conforme a necessidade de cada negócio. A proposta é retirar do dia a dia ações repetitivas — baixar e enviar extratos, atualizar planilhas, armazenar comprovantes, organizar boletos ou encaminhar informações ao contador, por exemplo —, diminuindo o tempo dedicado à execução manual desses processos.

“À primeira vista, parece algo pequeno, mas entrar no aplicativo do banco, baixar o demonstrativo financeiro, mandar para os devidos destinatários, salvar... Quando se automatizam esses vários trabalhos operacionais, é uma economia de horas significativa”, afirma Gabriel Motomura, co-head do BTG Pactual Empresas e sócio do BTG Pactual.

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O efeito acumulado dá essa dimensão: nos cálculos do BTG, a adoção de cinco automações de maior frequência, com consumo médio de 30 minutos diários cada, pode representar até 55 horas economizadas por mês — 660 ao ano. Isso equivale a cerca de 83 jornadas de oito horas.

“Os times deixam de fazer tarefas manualmente e passam a usar o tempo em atividades mais nobres, como realizar uma análise relevante para o negócio”, destaca.

Além do ganho de tempo

Os benefícios, porém, vão além das horas poupadas. Com processos padronizados, a solução também contribui para uma gestão financeira mais ágil e organizada e amplia o controle sobre atividades recorrentes.

A ferramenta também se integra a aplicativos já presentes na rotina, como Google, Microsoft, Outlook, Dropbox e Telegram. A ativação é feita pela própria conta PJ, em poucos passos, sem exigir conhecimento técnico ou a contratação de um Planejamento de Recurso Empresarial (ERP). Basta escolher a tarefa, conectar o aplicativo ou a conta indicada, definir as configurações e confirmar. Em caso de dúvidas, há atendimento via chat no aplicativo, 24 horas por dia, sete dias por semana.

O recurso está disponível gratuitamente no plano básico do BTG, já integrado à conta PJ . “É uma solução que está no nosso próprio ecossistema, 100% conciliada, sem acesso a terceiros e sem custo extra para o cliente testar. São diferenciais importantes em relação a outros players.”

Para diferentes necessidades

A funcionalidade pode ter impacto especialmente relevante em pequenas empresas, que geralmente não contam com sistemas de gestão mais robustos. O uso, porém, se estende a negócios de diferentes portes e faixas de faturamento, incluindo operações maiores.

Motomura explica que mesmo organizações com níveis elevados de automação mantêm etapas pontuais que dependem de trabalho manual. “Um simples comprovante de pagamento, por exemplo, alguém do financeiro precisa extrair um por um e mandar para outra área que precisa dessa informação e, na outra ponta, para o respectivo fornecedor. Aí, automatizamos isso e os documentos vão direto para uma pasta no drive em que as pessoas podem acessar a informação. Muitas vezes se imagina que os processos estão 100% automatizados nas grandes empresas, mas de fato não estão.”

A lógica, segundo o executivo, é adaptar a rotina específica de cada negócio — não o contrário. “Tem empresa com muito fornecedor, que paga muito. Então, há opção de tarefa automatizada para esse fluxo de pagamento. Outras emitem muito boleto. Conseguimos fazer uma integração. Paralelamente, na data definida, a ferramenta pode pegar automaticamente o extrato mensal e mandar para o contador do jeitinho que ele precisa”, exemplifica.

Uma solução em expansão

O envio automático do extrato para e-mails cadastrados é, hoje, a tarefa mais utilizada, seguida pelo registro de transações em planilhas do Google, pelo armazenamento de comprovantes no Google Drive e pela organização de boletos em PDF na nuvem. O catálogo também vem sendo ampliado. Além do Extrato Contador, as automações de Imposto de Renda são exemplos de lançamentos recentes.

Até o momento, mais de 25 mil tarefas automatizadas já foram criadas. “Os clientes que usam a funcionalidade têm uma percepção excelente. Geralmente, quem experimenta enxerga valor e começa a querer criar outras”, afirma Motomura .

Para o executivo, a demanda por automação se repete em negócios de diferentes perfis e portes. “A dor de um é também a dor do outro, apenas em escalas diferentes. O ponto é que as empresas crescem e precisam otimizar o tempo”, conclui.

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